Bezpieczne NGO: BHP, RODO i cyberbezpieczeństwo
Wsparcie BHP dla organizacji pozarządowych: szkolenia online w całej Polsce oraz obsługa, audyty i dokumentacja w Krakowie i okolicach.
Porozmawiajmy o współpracy Poznaj Akademię i trzy poziomy wsparcia
Najpierw poznajmy sposób działania organizacji
Inne potrzeby ma fundacja pracująca w biurze, inne stowarzyszenie organizujące wydarzenia, a jeszcze inne zespół prowadzący magazyn darów. Zakres ustalamy na podstawie rzeczywistych zadań, miejsc pracy i form współpracy z ludźmi.
Pracownicy i osoby kierujące
Dobór szkoleń do stanowisk, rozpoznanie zagrożeń, ocena ryzyka zawodowego i wsparcie w dokumentacji. Forma szkolenia musi odpowiadać wymaganiom właściwym dla danej grupy.
Wolontariusze i działania społeczne
Pomoc w rozpoznaniu ryzyka związanego z powierzonymi zadaniami, przygotowaniu informacji o bezpieczeństwie i organizacji działań. Obowiązki wobec wolontariuszy analizujemy oddzielnie od obowiązków wobec pracowników.
Biuro, lokal i wydarzenia
Przegląd organizacji pracy, zasad ewakuacji, pierwszej pomocy i ochrony przeciwpożarowej. Zakres odpowiedzialności zależy m.in. od sposobu użytkowania lokalu i ustaleń z jego właścicielem lub zarządcą.
Co możemy ustalić w ramach współpracy?
- Szkolenia dla wybranych grup zawodowych i wsparcie w planowaniu terminów.
- Ocenę ryzyka i dokumentację odnoszącą się do faktycznych zadań zespołu.
- Audyt BHP oraz listę działań uporządkowaną według priorytetów.
- Stałą obsługę organizacji w uzgodnionym zakresie.
- Rozpoznanie potrzeb dotyczących PPOŻ, BDO lub KOBiZE — jeśli wynikają z działalności.
Nie każda organizacja podlega takim samym obowiązkom. Sam status NGO nie przesądza o zwolnieniu z BDO ani o obowiązku raportowania do KOBiZE. Każdy zakres wymaga sprawdzenia.
Jasne ustalenia przed rozpoczęciem
Podaj profil organizacji, lokalizację, liczbę pracowników i wolontariuszy oraz rodzaj działań. Przygotujemy propozycję zakresu i wyceny. Cenę, terminy, sposób realizacji i podział odpowiedzialności potwierdzamy indywidualnie.
Nie deklarujemy automatycznych rabatów ani finansowania z dotacji. Jeżeli projekt wymaga określonej dokumentacji, opisz to w zapytaniu.
Akademia Bezpieczeństwa — zakres dla NGO
Wsparcie fundacji i stowarzyszeń w organizacji pracy, wolontariatu, ochrony danych oraz bezpieczeństwa lokalu i systemów.
NGO jako pracodawca
Fundacja lub stowarzyszenie zatrudniające pracowników realizuje obowiązki pracodawcy. Dla osób na innych podstawach współpracy zakres bezpieczeństwa ustala się według rodzaju zadań, miejsca i organizacji pracy.
Wolontariat i bezpieczne zadania
Uzgodnij zakres, czas i sposób świadczeń oraz możliwość rozwiązania porozumienia. Przy okresie dłuższym niż 30 dni wymagana jest forma pisemna. Przekaż informację o ryzyku, zapewnij bezpieczne warunki i ochrony odpowiednie do zadania.
Ubezpieczenie, koszty i dokumenty
Sprawdź ochronę wypadkową właściwą dla czasu i miejsca świadczeń. Przy okresie nie dłuższym niż 30 dni korzystający zapewnia NNW. Ustal zasady podróży i diet. Na żądanie wolontariusza wydaj zaświadczenie o wykonanych świadczeniach.
Dane wolontariuszy, darczyńców i uczestników
W fundacji i stowarzyszeniu stosuj RODO — rozporządzenie (UE) 2016/679 — oraz ustawę z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, odpowiednio do roli organizacji i przetwarzanych danych. Obejmij analizą dane pracowników, wolontariuszy, darczyńców i uczestników. Oddziel dane wolontariusza od danych, do których uzyskuje dostęp. Ustal podstawy przetwarzania, obowiązki informacyjne, retencję i poufność; odbierz uprawnienia po zakończeniu współpracy. Zdjęcia, dane dzieci i dane o zdrowiu wymagają właściwych przesłanek i zabezpieczeń. Status NGO nie oznacza ogólnego zwolnienia z RODO.
Lokale, wydarzenia i projekty społeczne
Ustal odpowiedzialność za obiekt i ewakuację, pierwszą pomoc, zasady pracy w terenie i bezpieczeństwo uczestników. Jeśli działalność obejmuje małoletnich, odrębnie sprawdź wymagania ich ochrony. Sama nazwa NGO nie przesądza o zwolnieniach z obowiązków.
Konta organizacji i ciągłość działania
Ustal zasady kont, MFA, aktualizacji, kopii zapasowych i reagowania na incydenty. Przy zmianie zarządu lub koordynatora przekaż uprawnienia w kontrolowany sposób. Odrębnie sprawdź ewentualne objęcie NGO ustawą o KSC wdrażającą NIS2 oraz stosowanie KRI przy realizacji zadań publicznych. Sam status fundacji lub stowarzyszenia ani samo otrzymanie dotacji nie przesądza o stosowaniu całego zakresu tych regulacji.
RODO i cyberbezpieczeństwo w NGO
W fundacji lub stowarzyszeniu analizujemy dane wolontariuszy, pracowników, darczyńców i uczestników na podstawie RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Ustalamy role, podstawy przetwarzania, retencję, powierzenie, uprawnienia i obsługę naruszeń.
KSC wdrażająca NIS2 oraz KRI wymagają odrębnej oceny rodzaju działalności i realizowanych zadań. Sam status NGO lub otrzymanie dotacji nie przesądza o pełnym zakresie tych obowiązków. W diagnozie uwzględniamy także konta organizacji, kopie zapasowe i przekazywanie uprawnień przy zmianie zarządu.
Trzy poziomy usług i abonamentu
Wybierz pojedynczą usługę albo stałą współpracę. Poniżej proponowany zakres do dopasowania po rozpoznaniu potrzeb.
Rozpoznanie i plan
Przegląd sposobu działania organizacji, identyfikacja obowiązków BHP, ppoż. i ochrony danych, wstępna ocena organizacji kont oraz lista dokumentów i priorytetów. W obszarze cyberbezpieczeństwa ustalamy także stosowanie KSC, KRI i wymagań wynikających z wdrożenia NIS2.
Forma współpracy. Jednorazowo: diagnoza i plan prac. W abonamencie: konsultacje oraz monitorowanie uzgodnionych terminów i zmian.
Wdrożenie i uporządkowanie
Zakres BASIC oraz przygotowanie lub aktualizacja uzgodnionych ocen ryzyka, instrukcji, procedur i informacji RODO. Porozumienia wolontariackie, informacja o ryzyku i zasady dostępów wolontariuszy. Wsparcie wdrożenia zasad pierwszej pomocy, ewakuacji i bezpieczeństwa cyfrowego.
Forma współpracy. Jednorazowo: wdrożenie określonego zakresu. W abonamencie: aktualizacje dokumentacji i przegląd realizacji planu w uzgodnionym cyklu.
Stała opieka i koordynacja
Zakres STANDARD oraz koordynacja harmonogramu bezpieczeństwa, uzgodnione audyty, plan szkoleń, kontrola działań korygujących i raporty dla zarządu organizacji. Wsparcie w analizie incydentów i przygotowaniu do kontroli w zakresie objętym umową.
Forma współpracy. Jednorazowo: kompleksowy projekt z audytem, wdrożeniem i raportem zamykającym. W abonamencie: stały punkt kontaktu i plan prac dostosowany do liczby osób, obiektów i projektów. Działania specjalistyczne i wizyty określamy w umowie.
Przed zamówieniem potwierdzamy cenę, zakres dokumentów, limit konsultacji, częstotliwość wizyt, terminy reakcji i okres umowy. Wyznaczenie IOD lub formalne powierzenie zadań służby BHP wymaga odrębnego ustalenia i właściwych kwalifikacji. Abonament nie przenosi ustawowej odpowiedzialności kierownictwa.
Najczęstsze pytania
Dla jakich organizacji jest Bezpieczne NGO?
Dla fundacji i stowarzyszeń, które chcą uporządkować bezpieczeństwo pracowników, wolontariuszy i uczestników, ochronę danych oraz organizację pracy. Zakres dobieramy do rzeczywistych projektów, miejsc działania i form współpracy.
Czy wolontariuszy traktuje się tak samo jak pracowników?
Obowiązki wobec wolontariuszy analizujemy według właściwych przepisów i rodzaju świadczeń, odrębnie od obowiązków pracodawcy. Wsparcie może obejmować porozumienia, informacje o ryzyku, ochrony, uprawnienia do danych i organizację bezpiecznych zadań.
Czy mała organizacja może zamówić pojedynczy audyt?
Tak. Możesz wybrać jednorazowe rozpoznanie lub wdrożenie, albo abonament. Opisz potrzeby NGO w formularzu Akademii; przygotujemy propozycję zakresu i wyceny.
Opisz potrzeby swojej organizacji
Wybierz temat „Współpraca z NGO”. Na tym etapie wystarczy opis potrzeb — bez list uczestników i danych wrażliwych.